Panduan Akun Pengguna dan Hak Akses (Kontrol Akses) di Aerish

Panduan ini untuk admin yang mengelola siapa saja yang bisa masuk ke Aerish dan menu apa yang boleh mereka buka. Anda akan belajar membuat dan mengimpor akun, mengatur peran dan izin, serta meninjau pengajuan perubahan profil.

Sebelum mulai

• Grup menu Pengguna & Akses hanya tampil untuk Superadmin dan Admin.
• Akun butuh izin Lihat Pengguna, Kontrol Akses butuh izin Lihat Hak Akses.
• Pengajuan Perubahan Profil hanya muncul jika fitur ini termasuk paket langganan sekolah.

Peran bawaan

Setiap sekolah baru mendapat peran (grup) berikut. Izin tiap peran bisa Anda ubah di Kontrol Akses.

Peran	Kegunaan umum
Superadmin	Akses penuh. Akun yang mendaftarkan sekolah otomatis menjadi Superadmin.
Admin	Seluruh izin secara bawaan; mengelola data dan pengguna.
Pengguna	Siswa. Membuka portal /user dan aplikasi Aerish. Wali memakai akun siswa.
Guru	Jadwal, absensi kelas, nilai, hafalan, serta pengajuan izin dan poin pribadi.
Pengajaran, Staf Pengajaran	Pengelolaan akademik, pembelajaran, dan penilaian.
Pengasuhan, Staf Pengasuhan	Kesiswaan dan pendampingan siswa.
Bendahara, Staf Bendahara	Keuangan. Staf Bendahara fokus pada tagihan, pembayaran, dan dompet.
HR, Staf HR, Kepala Sekolah	Menu HR dan kepegawaian.
Partner	Mitra eksternal. Bisa membuka menu POS dan sebagian menu Keuangan sesuai izin yang Anda berikan.
Alumni	Penanda untuk alumni. Grup ini sendiri tidak membuka portal web.

Tidak ada peran bawaan untuk orang tua atau kantin. Orang tua memakai akun siswa, wali kelas diisi pada data Kelas, dan kasir POS memakai peran Kasir yang Anda buat sendiri.

Menambah akun

1. Buka Pengguna & Akses → Akun (/admin/account) dan klik Tambah Baru.
2. Isi Username, Nama Lengkap, Alamat Surel, dan Nomor telepon (7–12 digit setelah +62).
3. Di Pilih Grup, pilih minimal satu peran. Atur Status aktif atau tidak aktif.
4. Di bagian Buat Kata Sandi, isi Kata Sandi dan Konfirmasi Kata Sandi, atau klik Buat Kata Sandi Acak. Kata sandi minimal 8 karakter dengan huruf besar, huruf kecil, angka, dan simbol.
5. Klik Simpan.

Mengimpor akun dari CSV

1. Di halaman Akun, klik Impor untuk membuka Import User dari CSV.
2. Klik Download template CSV dan isi datanya. Kolom wajib: email, username, password, nama_lengkap, no_hp, groups, active. Kolom opsional: jenis_kelamin, agama, tempat_lahir, tanggal_lahir, alamat_lengkap, nik, nisn.
3. Seret file .csv ke kotak unggah atau klik untuk memilihnya. Hanya file .csv yang diterima.
4. Periksa tabel Review Data. Klik sel untuk memperbaiki, atau hapus baris yang tidak perlu.
5. Selesaikan semua masalah yang tercantum, lalu klik Import.

• Untuk siswa, isi kolom groups dengan Pengguna. Jika satu akun punya beberapa grup, pisahkan dengan titik koma, misalnya Guru;Pengasuhan.
• Kolom active hanya menerima true atau false.
• Email dan username tidak boleh kosong atau duplikat di dalam file yang sama.

Melihat dan mengubah akun

• Klik username di tabel untuk membuka detail akun dengan tab Profil, Data Orang Tua & Wali, dan Dokumen (misalnya Kartu Keluarga, Akta Kelahiran, KTP Orang Tua/Wali, Ijazah atau Sertifikat Kelulusan, Rapor Terakhir, Pas foto; file PDF, Word, Excel, PowerPoint, JPG, atau PNG maksimal 5 MB).
• Untuk mengubah nama, email, nomor telepon, grup, atau kata sandi, klik Aksi → Ubah pada baris akun.
• Aksi → Hapus memindahkan akun ke daftar akun terhapus, sehingga akun tidak tampil lagi di daftar aktif.

Memulihkan atau menghapus permanen akun

1. Di halaman Akun, klik User Terhapus untuk membuka Akun Terhapus (/admin/account/deleted).
2. Klik Restore untuk mengembalikan akun ke daftar akun aktif.
3. Gunakan Hapus Permanen hanya jika data pengguna memang tidak boleh disimpan. Ketik username akun persis untuk mengonfirmasi. Tindakan ini menghapus akun beserta data terkait di modul akademik, keuangan, HR, POS, dokumen, dan notifikasi, dan tidak dapat dibatalkan.

Mengatur peran dan izin di Kontrol Akses

1. Buka Pengguna & Akses → Kontrol Akses dan klik Tambah Baru.
2. Isi Nama Peran dan Deskripsi Peran.
3. Centang izin yang dibutuhkan. Izin dikelompokkan per modul; gunakan kolom pencarian atau Pilih semua izin. Memilih semua izin sekaligus meminta konfirmasi, karena peran itu akan mendapat akses penuh.
4. Klik Simpan, lalu berikan peran ini ke akun melalui Pilih Grup.

Saat menyunting peran yang sudah ada, Aerish menampilkan jumlah izin yang dipilih dan ringkasan izin yang ditambah atau dilepas. Gunakan Hanya yang dipilih untuk menyaring izin aktif, dan klik Lihat perubahan untuk membuka kelompok izin yang berubah sebelum menyimpan.

Membuat peran Kasir untuk POS

Menu Meja Kasir di modul POS hanya tampil untuk peran bernama Kasir atau Cashier (serta Superadmin), dan modul Kantin (POS) harus aktif.

1. Di Kontrol Akses, klik Tambah Baru dan isi Nama Peran persis Kasir.
2. Centang izin POS yang diperlukan, misalnya Buat Transaksi POS, Lihat Shift POS, Kelola Shift POS, dan Lihat Produk POS.
3. Simpan, lalu tetapkan peran Kasir pada akun petugas kasir.
4. Hubungkan kasir ke perangkat POS. Tanpa itu, layar kasir menampilkan "Mesin POS Belum Terhubung".

Meninjau pengajuan perubahan profil

Saat pengguna mengubah data di halaman profilnya, perubahan itu dikirim sebagai pengajuan. Data baru berlaku setelah admin menyetujuinya.

1. Buka Pengguna & Akses → Pengajuan Perubahan Profil.
2. Buka pengajuan berstatus Menunggu. Bandingkan Perubahan yang Diajukan dengan Nilai Saat Ini.
3. Klik Setujui (boleh menambah Catatan Admin), atau Tolak dengan mengisi Alasan Penolakan yang wajib diisi.

Tinjau pengajuan foto profil atau selfie dengan cepat. Selama belum disetujui, staf belum bisa memakai foto baru itu untuk absensi wajah di aplikasi Aerish Staf.

Masalah umum

• "Silakan pilih setidaknya satu grup": setiap akun wajib punya minimal satu peran.
• "Nama lengkap wajib diisi": isi Nama Lengkap saat menambah akun.
• "Kolom wajib tidak ditemukan" saat impor: tambahkan kolom yang disebutkan ke baris judul file CSV, atau mulai dari template.
• Tombol Import tidak aktif: masih ada baris bermasalah di daftar perbaikan.
• Pengguna melihat halaman tanpa akses: halaman itu menyebutkan izin yang dibutuhkan. Tambahkan izin tersebut ke perannya.
• Menu kasir tidak muncul: pastikan nama peran persis Kasir dan modul POS aktif.

Langkah berikutnya

• Login dan keamanan akun
• Cara membuat akun pengguna
• Panduan POS kantin dan koperasi