Panduan Jadwal Pelajaran dan Kelas Online di Aerish
Menyusun jadwal pelajaran, mengelola kelas online, kuis daring, dan jadwal mengajar guru di aplikasi Aerish.
Menyusun jadwal pelajaran yang rapi adalah fondasi kegiatan belajar-mengajar di pesantren, dan di Aerish semua itu dikelola dari satu tempat bersama fitur kelas online, kuis online, dan jadwal mengajar guru. Panduan ini ditujukan untuk admin akademik, operator, dan kepala bagian kurikulum yang bertugas menata jam pelajaran per kelas dan mata pelajaran, menghindari bentrok, sekaligus menghidupkan pembelajaran daring untuk santri.
Dengan mengikuti langkah-langkah di bawah, Anda akan bisa membangun jadwal pelajaran mingguan yang menjadi basis absensi kelas, membuat kelas online lengkap dengan materinya, serta menjalankan kuis daring untuk mengukur pemahaman santri. Semua contoh merujuk pada menu resmi di aplikasi Aerish agar mudah Anda ikuti sambil praktik langsung.
Prasyarat
Sebelum menyusun jadwal, pastikan data dasar akademik sudah siap. Tanpa data ini, kolom pilihan saat membuat jadwal akan kosong.
- Tahun ajaran aktif sudah dibuat dan disetel sebagai periode berjalan.
- Daftar kelas (rombongan belajar) sudah terdefinisi beserta wali kelasnya.
- Mata pelajaran sudah terdaftar di master mata pelajaran.
- Data guru/pengajar sudah ada dan siap ditugaskan ke mata pelajaran.
- Akun Anda memiliki hak akses ke modul Akademik (menu Jadwal Kelas, Kelas Online, dan Kuis Online).
Jika salah satu belum siap, selesaikan dulu penyiapan master data akademik. Panduan lengkapnya ada di artikel data akademik yang ditautkan di bagian akhir.
Menyusun Jadwal Pelajaran per Kelas
Inti dari penjadwalan ada di menu Jadwal Kelas. Di sini Anda memetakan kombinasi kelas, mata pelajaran, guru pengampu, hari, dan jam ke dalam kisi jadwal mingguan.
- Buka menu Jadwal Kelas pada grup Akademik.
- Pilih tahun ajaran aktif dan kelas yang ingin dijadwalkan.
- Tambahkan slot pelajaran: tentukan hari, jam mulai dan jam selesai, mata pelajaran, serta guru pengampu.
- Simpan slot, lalu ulangi untuk seluruh sesi dalam satu minggu hingga kisi jadwal penuh.
- Tinjau kembali tampilan mingguan untuk memastikan tidak ada jam kosong yang tidak disengaja.
Jadwal per kelas ini sekaligus menjadi jadwal mengajar (teaching schedule) bagi setiap guru: sistem menurunkannya menjadi daftar kelas yang wajib diampu guru pada hari dan jam tertentu. Karena itulah jadwal yang akurat sangat penting, sebab menjadi dasar pengisian absensi kelas.
Menghindari Bentrok Jadwal
Bentrok terjadi ketika satu guru dijadwalkan mengajar di dua kelas berbeda pada jam yang sama, atau satu kelas memiliki dua mata pelajaran di slot yang sama. Aerish membantu mendeteksi tumpang tindih ini saat Anda menyimpan slot.
- Perhatikan peringatan bentrok yang muncul saat menyimpan jadwal yang tumpang tindih.
- Pastikan setiap guru hanya menempati satu slot pada hari dan jam yang sama di seluruh kelas.
- Selesaikan bentrok dengan menggeser jam, mengganti guru, atau menukar hari sebelum jadwal difinalisasi.
Menyelesaikan bentrok sejak awal akan menghemat banyak waktu revisi ketika pekan belajar sudah berjalan.
Jadwal Mengajar sebagai Basis Absensi
Setelah jadwal kelas rapi, guru akan melihat kelas apa saja yang mereka ampu pada hari itu langsung dari jadwal mengajar mereka. Dari titik inilah proses absensi kelas dimulai: setiap pertemuan yang terjadwal menjadi entri kehadiran yang siap diisi. Konsistensi jadwal karenanya berpengaruh langsung pada kerapian rekap kehadiran santri.
Mengelola Kelas Online dan Materi
Menu Kelas Online memungkinkan Anda memindahkan sebagian pembelajaran ke ranah daring: guru dapat membuat ruang kelas online, mengunggah materi, dan berbagi bahan ajar kepada santri di kelas terkait. Fitur ini sangat berguna untuk pembelajaran mandiri maupun pendalaman materi di luar jam tatap muka.
- Buka menu Kelas Online pada grup Akademik.
- Buat kelas online baru dan kaitkan dengan mata pelajaran serta kelas/rombel yang menjadi peserta.
- Tetapkan guru pengampu kelas online tersebut.
- Tambahkan materi: unggah dokumen, tautan, atau modul yang perlu dipelajari santri.
- Publikasikan kelas online agar tampil di aplikasi santri sesuai kelasnya.
Susun materi secara bertahap mengikuti alur silabus agar santri mudah memahami urutan pembelajaran. Materi yang tertata rapi juga memudahkan guru merancang penilaian di kemudian hari.
Menjalankan Kuis Online
Untuk mengukur pemahaman santri secara cepat, gunakan menu Kuis Online. Kuis daring cocok sebagai latihan, ulangan harian, atau evaluasi ringan yang penilaiannya bisa otomatis.
- Buka menu Kuis Online pada grup Akademik.
- Buat kuis baru, isi judul, mata pelajaran, dan kelas peserta.
- Tambahkan soal beserta pilihan jawaban dan kunci jawaban yang benar.
- Atur batas waktu pengerjaan serta jadwal buka dan tutup kuis.
- Terbitkan kuis, lalu pantau hasil dan skor santri setelah pengerjaan selesai.
Karena banyak jenis soal dapat dinilai otomatis, kuis online menghemat waktu koreksi dan memberi umpan balik cepat kepada santri. Hasil kuis dapat menjadi salah satu bahan pertimbangan penilaian, yang pengelolaannya dibahas di artikel penilaian dan rapor.
Tips & Praktik Terbaik
- Susun jadwal kelas di awal semester dan finalisasi sebelum pekan pertama dimulai agar guru dan santri punya kepastian jam.
- Gunakan pola jam yang konsisten (mis. durasi per jam pelajaran seragam) untuk memudahkan penataan slot.
- Selalu selesaikan bentrok jadwal sebelum publikasi; jangan menundanya sampai kegiatan berjalan.
- Beri nama kelas online dan kuis secara deskriptif (memuat mata pelajaran dan topik) agar mudah dicari.
- Manfaatkan kelas online untuk menampung materi yang bisa diakses ulang santri, bukan hanya pengumuman sesaat.
- Uji satu kuis contoh terlebih dahulu untuk memastikan kunci jawaban dan batas waktu sudah benar.
Masalah Umum & Solusi
Berikut beberapa kendala yang paling sering dijumpai admin saat menata jadwal dan kelas daring beserta solusinya.
- Mata pelajaran atau guru tidak muncul saat membuat jadwal. Pastikan mata pelajaran sudah terdaftar di master dan guru sudah tercatat pada tahun ajaran aktif.
- Muncul peringatan bentrok yang tidak diharapkan. Periksa slot lain milik guru atau kelas yang sama pada jam tersebut, lalu geser salah satunya.
- Kelas online tidak tampil di aplikasi santri. Cek apakah kelas online sudah dipublikasikan dan dikaitkan ke kelas/rombel yang benar.
- Santri tidak bisa mengerjakan kuis. Pastikan jadwal buka-tutup kuis sudah aktif dan kelas peserta sudah tepat.
- Absensi kelas tidak muncul untuk guru. Absensi mengikuti jadwal mengajar; pastikan jadwal kelas untuk hari itu sudah tersimpan dengan benar.
Pertanyaan Umum (FAQ)
Apa hubungan jadwal pelajaran dengan absensi kelas?
Jadwal kelas otomatis menjadi jadwal mengajar guru, dan setiap pertemuan terjadwal menjadi entri kehadiran. Jadi absensi kelas hanya akan akurat bila jadwal pelajarannya tersusun dengan benar terlebih dahulu.
Apakah satu guru bisa mengampu beberapa kelas online?
Bisa. Seorang guru dapat ditetapkan sebagai pengampu pada beberapa kelas online yang berbeda, selama tiap kelas online dikaitkan ke mata pelajaran dan rombel peserta yang sesuai.
Apakah kuis online dinilai otomatis?
Untuk soal berjenis pilihan dengan kunci jawaban, sistem dapat menilai secara otomatis sehingga skor langsung tersedia setelah santri selesai mengerjakan dalam batas waktu yang ditetapkan.
Bagaimana cara mengubah jadwal yang sudah berjalan?
Buka kembali menu Jadwal Kelas, pilih kelas terkait, lalu ubah slot yang perlu diperbarui. Perhatikan peringatan bentrok saat menyimpan agar perubahan tidak menimbulkan tumpang tindih baru.
Apakah fitur kelas online dan kuis online tersedia untuk semua paket?
Ketersediaan modul pembelajaran daring dapat berbeda sesuai paket langganan sekolah Anda. Jika menu Kelas Online atau Kuis Online tidak muncul, hubungi pengelola sistem untuk memeriksa hak akses dan paket yang aktif.
Menu terkait di aplikasi
- Jadwal Kelas — menyusun jadwal pelajaran mingguan per kelas dan mata pelajaran, sekaligus dasar jadwal mengajar guru.
- Kelas Online — membuat ruang kelas daring, mengunggah materi, dan berbagi bahan ajar ke santri.
- Kuis Online — membuat dan menjalankan kuis daring dengan penilaian cepat untuk mengukur pemahaman santri.