Panduan Dompet Digital dan Tabungan Santri di Aerish

Dompet digital dan tabungan santri di Aerish memungkinkan pesantren Anda beroperasi secara cashless: setiap santri memiliki saldo yang dapat digunakan untuk membayar kantin, koperasi, hingga layanan asrama tanpa membawa uang tunai. Panduan ini ditujukan untuk admin keuangan dan operator pesantren yang bertanggung jawab mengelola saldo santri, memproses top-up dan penarikan, memantau mutasi tabungan, serta menjalankan program tabungan berjangka.

Dengan sistem dompet digital, pesantren dapat mengurangi risiko uang hilang, memudahkan wali santri mengirim uang saku, dan mendapatkan catatan transaksi yang rapi dan bisa diaudit. Semua fitur ini terpusat pada dompet sekolah sebagai kas induk, lalu turun ke saldo per santri. Mari kita bahas langkah demi langkah cara mengaturnya di aplikasi Aerish.

Prasyarat

Sebelum mulai mengelola dompet digital dan tabungan santri, pastikan hal-hal berikut sudah siap:

• Akun admin dengan hak akses ke modul Keuangan dan Dompet Digital (RBAC sudah diatur untuk peran Anda).
• Data santri sudah terdaftar di aplikasi, karena setiap saldo melekat pada profil santri.
• Rekening sekolah atau metode top-up sudah dikonfigurasi agar dana masuk dapat direkonsiliasi.
• Kebijakan internal pesantren mengenai limit transaksi, batas penarikan, dan alur persetujuan (approval) sudah disepakati.
• Opsional: kartu atau RFID santri sudah disiapkan bila Anda ingin pembayaran di kantin (POS) menggunakan kartu.

Mengenal Dompet Sekolah sebagai Kas Pusat

Dompet sekolah adalah pusat dari seluruh sistem cashless. Semua saldo santri secara logis bersumber dari kas induk ini, dan setiap top-up maupun penarikan tercermin pada arus kas dompet sekolah. Memahami dompet sekolah lebih dulu akan memudahkan Anda merekonsiliasi total saldo yang beredar dengan uang riil yang dipegang pesantren.

1. Buka menu Dompet Sekolah di /admin/school-wallet.
2. Periksa saldo kas pusat dan ringkasan total dana yang beredar di seluruh saldo santri.
3. Tinjau riwayat pergerakan dana masuk (top-up) dan keluar (penarikan) untuk memastikan angka konsisten dengan pembukuan.
4. Gunakan halaman ini sebagai titik kontrol harian sebelum menutup pembukuan kas.

Mengelola Saldo Santri

Setiap santri memiliki saldo pribadi yang menjadi sumber pembayaran cashless. Melalui menu Saldo Santri, admin dapat melihat posisi saldo, mencari santri tertentu, dan memantau siapa saja yang saldonya menipis.

1. Buka menu Saldo Santri di /admin/balance.
2. Cari santri berdasarkan nama, kelas, atau nomor induk untuk melihat saldo terkini.
3. Klik salah satu santri untuk membuka detail dan melihat ringkasan transaksi terakhir.
4. Perhatikan santri dengan saldo nol atau minus agar wali dapat diingatkan untuk melakukan top-up.

Memproses Top-Up dan Penarikan (Tarik Tunai)

Menu Top-Up & Tarik adalah tempat admin menambah saldo santri (top-up) maupun mencairkan saldo menjadi uang tunai (penarikan). Alur persetujuan menjaga agar setiap transaksi tercatat dan sah.

Menambah Saldo (Top-Up)

1. Buka menu Top-Up & Tarik di /admin/topup-withdraw.
2. Pilih santri tujuan, lalu masukkan nominal top-up sesuai uang yang diterima dari wali.
3. Pilih metode dana masuk (tunai di loket atau transfer via rekening sekolah).
4. Konfirmasi dan simpan. Saldo santri akan bertambah dan dompet sekolah tercatat menerima dana.

Penarikan Saldo (Tarik Tunai)

1. Masih di menu Top-Up & Tarik, pilih tab penarikan.
2. Pilih santri dan masukkan nominal yang ingin ditarik, dengan tetap menghormati limit dan batas penarikan yang berlaku.
3. Proses persetujuan (approval) sesuai kebijakan pesantren; sebagian pesantren mewajibkan verifikasi dua tahap.
4. Serahkan uang tunai kepada santri atau wali, lalu tandai transaksi sebagai selesai.

Memantau Mutasi Tabungan

Mutasi tabungan adalah riwayat lengkap seluruh pergerakan saldo: top-up, penarikan, dan pembayaran (misalnya transaksi kantin lewat POS). Menu ini penting untuk audit dan menjawab pertanyaan wali santri tentang ke mana uang saku terpakai.

1. Buka menu Mutasi Tabungan di /admin/savings-data.
2. Filter berdasarkan santri, rentang tanggal, atau jenis transaksi.
3. Telusuri detail setiap baris untuk melihat waktu, nominal, dan keterangan transaksi.
4. Ekspor data bila diperlukan untuk laporan bulanan atau pencocokan dengan pembukuan.

Menjalankan Tabungan Berjangka

Selain saldo harian, Aerish mendukung tabungan berjangka untuk membiasakan santri menabung dengan target dan periode tertentu, misalnya tabungan liburan atau tabungan perlengkapan. Fitur ini membantu pesantren menumbuhkan literasi keuangan santri.

1. Buka menu Tabungan Berjangka di /admin/term-savings.
2. Buat program tabungan berjangka baru, tentukan nama, target nominal, dan jangka waktunya.
3. Daftarkan santri peserta dan atur setoran rutin sesuai kesepakatan.
4. Pantau progres pencapaian target dan proses pencairan saat periode berakhir.

Tips & Praktik Terbaik

• Tetapkan limit transaksi dan batas penarikan harian yang wajar untuk mencegah penyalahgunaan saldo.
• Rekonsiliasi Dompet Sekolah setiap hari agar total saldo santri selalu cocok dengan kas riil.
• Terapkan alur persetujuan berlapis untuk penarikan bernominal besar demi keamanan.
• Gunakan kartu atau RFID santri agar pembayaran di kantin lewat POS lebih cepat dan aman dari kesalahan input.
• Sosialisasikan kepada wali cara mengirim uang saku agar top-up masuk tepat ke saldo santri yang benar.
• Manfaatkan tabungan berjangka sebagai sarana edukasi finansial, bukan sekadar penyimpanan dana.

Masalah Umum & Solusi

• Top-up tidak muncul di saldo santri. Pastikan santri yang dipilih benar dan transaksi sudah tersimpan; periksa Mutasi Tabungan untuk memverifikasi pencatatan.
• Penarikan ditolak sistem. Umumnya karena melebihi limit atau saldo tidak mencukupi; cek kebijakan limit dan saldo terkini di menu Saldo Santri.
• Selisih antara Dompet Sekolah dan kas fisik. Telusuri mutasi pada rentang tanggal terkait dan cocokkan setiap top-up dan penarikan dengan bukti pembayaran.
• Pembayaran kantin gagal. Periksa apakah saldo santri cukup dan kartu/RFID terhubung dengan profil yang benar.
• Santri tidak menemukan riwayat transaksinya. Arahkan mereka melihat mutasi; admin dapat membantu menelusuri lewat Mutasi Tabungan.

Pertanyaan Umum (FAQ)

Apa bedanya Dompet Sekolah dan Saldo Santri?

Dompet Sekolah adalah kas pusat pesantren yang menampung seluruh dana cashless, sedangkan Saldo Santri adalah bagian saldo yang dimiliki tiap santri untuk bertransaksi. Semua saldo santri secara agregat tercermin pada Dompet Sekolah.

Bagaimana wali santri melakukan top-up saldo?

Wali dapat menyetor tunai di loket atau transfer melalui rekening sekolah, lalu admin memproses top-up di menu Top-Up & Tarik agar dana masuk ke saldo santri yang tepat.

Apakah saldo santri bisa dipakai untuk membayar di kantin?

Ya. Saldo santri terhubung dengan sistem POS kantin dan koperasi, sehingga pembayaran dapat dilakukan cashless, termasuk menggunakan kartu atau RFID santri.

Apa manfaat tabungan berjangka bagi santri?

Tabungan berjangka membiasakan santri menabung dengan target dan periode tertentu, sehingga mereka belajar disiplin finansial sekaligus menyiapkan dana untuk kebutuhan spesifik.

Bagaimana cara mengaudit seluruh transaksi santri?

Gunakan menu Mutasi Tabungan yang mencatat setiap top-up, penarikan, dan pembayaran. Data dapat difilter per santri atau tanggal dan diekspor untuk laporan.

Menu terkait di aplikasi

• Dompet Sekolah — kas pusat cashless untuk memantau total dana beredar dan arus masuk-keluar.
• Saldo Santri — melihat dan mengelola saldo pribadi setiap santri.
• Top-Up & Tarik — memproses penambahan saldo dan penarikan tunai dengan alur persetujuan.
• Mutasi Tabungan — riwayat lengkap seluruh transaksi tabungan santri untuk audit.
• Tabungan Berjangka — mengelola program menabung bertarget dengan periode tertentu.

Baca juga

• Panduan Tagihan SPP dan Pembayaran Santri di Aerish
• Panduan POS Kantin dan Koperasi Pesantren di Aerish
• Panduan Memulai Aplikasi Aerish untuk Admin Sekolah