Data Akademik: Tahun Ajaran, Kelas, Siswa, dan Mata Pelajaran

Panduan ini untuk admin dan operator akademik yang menyiapkan data dasar di Aerish: tahun ajaran, kelas, mata pelajaran, dan penempatan siswa ke kelas. Jadwal, absensi, nilai, dan kelas online memakai data ini, jadi selesaikan bagian ini lebih dulu.

Sebelum mulai

• Semua menu di panduan ini ada di Akademik → Setup Dasar. Admin memiliki semua izin. Peran Pengajaran mendapat izin data akademik secara bawaan, sedangkan Guru dan Staf Pengajaran umumnya hanya bisa melihat. Izin setiap peran dapat diubah di Pengguna & Akses → Kontrol Akses.
• Menu hanya muncul jika modulnya termasuk dalam langganan sekolah Anda.
• Siswa adalah akun dengan grup Pengguna. Buat atau impor akun siswa di Pengguna & Akses → Akun; caranya ada di Panduan Akun Pengguna dan Hak Akses.
• Wali kelas dipilih dari akun dengan grup Guru. Tidak ada peran "wali kelas" tersendiri; wali kelas adalah isian pada data Kelas.

1. Membuat tahun ajaran

Buka Akademik → Setup Dasar → Tahun Ajaran (/admin/academic-year).

1. Klik Tambah Baru.
2. Isi Tahun Akademik (misalnya 2025/2026) dan Semester. Keduanya wajib diisi.
3. Tambahkan Deskripsi bila perlu.
4. Pilih Status Aktif atau Tidak aktif, lalu simpan.

Hanya satu tahun ajaran yang bisa aktif. Saat Anda mengaktifkan tahun ajaran lain, tahun ajaran yang sebelumnya aktif otomatis menjadi tidak aktif. Penempatan siswa ke kelas selalu masuk ke tahun ajaran yang sedang aktif.

2. Membuat kelas

Buka Akademik → Setup Dasar → Kelas (/admin/master-class).

1. Klik Tambah Baru.
2. Isi kolom berikut, lalu klik Simpan.

• Nama Kelas (wajib), misalnya "Kelas 7A".
• Tingkat (wajib): SD, SMP, SMA, SMK, D3, S1, S2, atau S3.
• Wali kelas (opsional): pilih akun guru. Jika gurunya belum punya akun, pilihan Tambah Baru di kolom ini membuka halaman tambah akun.
• Deskripsi (opsional).

3. Membuat mata pelajaran

Buka Akademik → Setup Dasar → Mata Pelajaran (/admin/master-subjects), lalu klik Tambah Baru.

• Kode Subjek dan Nama Subjek, misalnya "MTK7" dan "Matematika".
• Tipe: Kurikulum Nasional (Merdeka/K-13), Cambridge Internasional, Sarjana Muda Internasional (IB), Pondok Pesantren (Salaf/Modern), Kementerian Agama (MI/MTs/MA), atau Lainnya.
• Kategori: kelompok mata pelajaran, ditulis bebas (misalnya "Umum" atau "Diniyah").
• KKM, Urutan, Deskripsi, dan sakelar Aktif.

Tombol Simpan baru aktif setelah Kode Subjek, Nama Subjek, Tipe, dan Kategori terisi. Setelah diklik, konfirmasi sekali lagi di jendela Konfirmasi Simpan. Langkah bergambar ada di Cara Menambahkan Mata Pelajaran.

Mengisi data lebih cepat dengan template

Halaman Kelas, Mata Pelajaran, dan Kamar punya tombol Gunakan Template. Tombol ini membuka contoh data siap pakai, misalnya Template Master Kelas (rombel SD, SMP, SMA dengan wali kelas dikosongkan) dan Template Master Pelajaran (paket umum dan pesantren).

1. Klik Gunakan Template.
2. Centang baris yang ingin dibuat (atau Pilih semua data baru) dan ubah isinya bila perlu.
3. Klik Terapkan yang Dipilih.

Template hanya menambah data baru. Baris berlabel Sudah ada dilewati, dan data lama tidak ditimpa atau dihapus.

4. Memasukkan siswa ke kelas

Buka Akademik → Setup Dasar → Siswa (/admin/students). Tabel menampilkan siswa per kelas beserta guru kelas dan tahunnya.

1. Klik Atur kelas. Halaman Tambahkan Kelas Siswa terbuka.
2. Pilih kelas di Pilih Kelas.
3. Ketik nama di Cari Siswa, lalu klik Tambah pada setiap siswa. Siswa yang dipilih muncul di Siswa terpilih.
4. Klik Simpan.

Daftar hanya berisi akun grup Pengguna yang belum punya kelas. Siswa dimasukkan ke kelas pada tahun ajaran yang sedang aktif.

Halaman Kelas Siswa

Halaman Kelas Siswa (/admin/class-students) tidak tampil di menu samping, tetapi bisa dibuka langsung dari alamat tersebut. Halaman ini menampilkan tabel Siswa, Wali Kelas, Kelas, dan Tahun, dengan dua formulir singkat: kiri untuk memasukkan satu siswa ke kelas (Pilih Kelas, Pilih Siswa), kanan untuk memindahkan beberapa siswa sekaligus (Pilih Kelas Tujuan, Pilih Siswa).

5. Kenaikan kelas

Di akhir tahun ajaran, aktifkan dulu tahun ajaran baru, lalu buka Siswa → Kenaikan kelas. Di halaman Tetapkan Promosi Kelas, isi Pilih Tahun dan Pilih Kelas Sebelumnya, tambahkan siswa yang naik, isi Pilih Kelas Sasaran, lalu klik Simpan. Kelas sasaran tidak boleh sama dengan kelas asal. Langkah lengkapnya ada di Cara Mengatur Kelas dan Kenaikan Kelas.

Masalah umum

• Siswa tidak muncul di Cari Siswa. Pastikan akunnya ada di grup Pengguna dan belum punya kelas pada tahun ajaran aktif.
• Pesan "tahun ajaran aktif tidak tersedia". Belum ada tahun ajaran berstatus Aktif. Aktifkan satu di menu Tahun Ajaran.
• Pesan "User berikut sudah terdaftar di tahun ajaran …". Siswa itu sudah punya kelas pada tahun ajaran aktif. Untuk kenaikan kelas, aktifkan tahun ajaran baru terlebih dahulu.
• Nama guru tidak ada di pilihan Wali kelas. Pastikan akunnya berada di grup Guru.

Langkah berikutnya

• Jadwal Kelas, Kelas Online, dan Kuis Online
• Cara Menambahkan Ruangan Asrama
• Panduan Akun Pengguna dan Hak Akses