Panduan Kepegawaian: Pegawai, Absensi, Cuti, dan Poin

Panduan ini menjelaskan cara menyiapkan data kepegawaian di Aerish dan mengelola absensi, izin, cuti, serta poin kinerja pegawai. Panduan ini ditujukan untuk Admin, HR, Staf HR, dan Kepala Sekolah. Proses gaji dibahas di Panduan Penggajian.

Sebelum mulai

• Menu HR → Manajemen HR terbuka untuk Admin, HR, Staf HR, dan Kepala Sekolah. Secara default ketiga peran terakhir mendapat seluruh izin HR; Admin dapat mempersempitnya di Kontrol Akses.
• Menu HR hanya muncul jika fitur HR termasuk dalam paket langganan sekolah Anda.
• Setiap pegawai harus punya akun staf (bukan akun di grup Pengguna). Buat akunnya dulu di Pengguna & Akses → Akun.

Langkah 1: Buat departemen dan jabatan

1. Buka HR → Manajemen HR → Departemen (/admin/hr/departments). Klik tombol tambah, lalu di form Tambah Departemen isi Nama Departemen, Deskripsi, dan status aktif.
2. Buka Jabatan (/admin/hr/positions). Di form Tambah Jabatan, isi Nama Jabatan dan pilih Level (Level 1 untuk pimpinan inti sampai Level 5 untuk posisi pendukung).
3. Isi komponen gaji bawaan jabatan: Gaji Pokok Default, Tunjangan Jabatan, Tunjangan Transport, dan Tunjangan Makan. Nilai ini menjadi dasar perhitungan payroll.

Langkah 2: Daftarkan pegawai

1. Buka Pegawai (/admin/hr/employees) dan buka form Tambah Pegawai.
2. Pilih akun di Pengguna. Nama pegawai mengikuti nama akun.
3. Pilih Departemen, Jabatan, dan Status Kepegawaian (Tetap, Kontrak, Honorer, Magang, Keluar, atau Diberhentikan), lalu isi Tanggal Masuk.
4. Simpan.

Data pegawai juga disinkronkan otomatis dari akun yang tidak berada di grup Pengguna, sehingga form ini terutama dipakai untuk melengkapi departemen, jabatan, status, dan tanggal masuk. Jika akun dihapus atau dipindah ke grup Pengguna, status pegawainya otomatis menjadi keluar.

Langkah 3: Atur jadwal absensi

1. Buka Jadwal Absensi (/admin/hr/attendance-schedules) dan klik Tambah Jadwal.
2. Isi Nama jadwal, Kode, Jam masuk, Jam pulang, dan Toleransi telat (menit).
3. Centang Hari kerja. Hari yang tidak dicentang dianggap libur. Gunakan Jam khusus bila ada hari dengan jam berbeda.
4. Pilih jabatan di Berlaku untuk posisi, atau kosongkan agar berlaku untuk semua pegawai. Tandai Jadwal utama sebagai cadangan bagi pegawai yang belum punya jadwal, lalu klik Simpan jadwal.

Untuk shift khusus per orang, gunakan Penugasan Jadwal Karyawan: pilih Pegawai, Jadwal, serta Berlaku mulai dan Berlaku sampai. Untuk libur di luar pola mingguan, buka bagian Hari Libur Manual, klik Tambah Hari Libur, isi nama dan rentang tanggal, lalu Simpan hari libur.

Langkah 4: Tentukan lokasi absensi

1. Buka Lokasi Absensi (/admin/hr/attendance-locations) dan klik Tambah Lokasi.
2. Isi Nama lokasi, lalu Latitude dan Longitude, atau klik Ambil koordinat saya dan periksa dengan Cek di peta.
3. Isi Radius meter, tandai lokasi default bila perlu, lalu simpan.

Untuk pengecualian, buka Aturan Lokasi Absensi (/admin/hr/attendance-location-rules) dan klik Tambah Rule. Pilih Lokasi, Scope (Semua sekolah, Departemen, Jabatan, Pegawai, atau Jadwal), Radius override (meter), masa Efektif dari dan Efektif sampai, serta Alasan/catatan.

Langkah 5: Pantau absensi dan buat rekap bulanan

Pegawai melakukan absensi dari aplikasi Aerish Staf dengan selfie dan validasi lokasi. Hasilnya tampil di Absensi Pegawai (/admin/hr/employee-attendance) beserta jam masuk, jam pulang, keterlambatan, dan sumbernya.

1. Di bagian Rekap Bulanan, pilih pegawai, Bulan, dan Tahun.
2. Klik Hitung Rekap. Rekap menampilkan Hadir, Terlambat, Izin, Cuti, Alpha, dan Lembur, dan dipakai saat payroll.

Langkah 6: Tinjau absensi yang ditandai

Absensi dengan lokasi atau wajah yang belum terverifikasi otomatis masuk ke Tinjauan Absensi (/admin/hr/attendance-review-queue) dengan status Perlu Review. Periksa koordinat, jarak, dan foto selfie, lalu pilih Keputusan: Terverifikasi, Ditolak, atau Override Manual. Tambahkan Catatan review bila perlu, lalu klik Simpan review.

Langkah 7: Kelola izin dan cuti

1. Buka Izin & Cuti (/admin/hr/leave-requests). Klik Kelola jenis cuti untuk membuat jenis cuti: Kode, Nama jenis, Deskripsi, Potong gaji, dan Aktif.
2. Untuk mencatat izin atas nama pegawai, klik Ajukan Izin dan isi pegawai, jenis, tanggal mulai dan selesai, serta alasan.
3. Untuk pengajuan yang menunggu, klik Review, pilih Keputusan (Setujui atau Tolak), dan isi Catatan review.

Pengajuan dengan jenis cuti bertanda Potong gaji ikut diperiksa pada kartu kesiapan payroll.

Langkah 8: Atur poin kinerja

1. Di Bobot Poin (/admin/hr/point-weights), buat aktivitas: Aktivitas, Kategori, Bobot Aktif, Maks Per Hari dan Maks Per Bulan (0 = tanpa batas), Auto Approve, dan Jabatan Eligible.
2. Pegawai mengajukan poin di Ringkasan → Pengajuan Poin (/admin/point-requests): pilih Aktivitas poin, isi Waktu kejadian dan catatan, unggah bukti (wajib), lalu klik Kirim Pengajuan. Semua pengajuan dari menu ini masuk sebagai menunggu review HR.
3. HR meninjau di Poin Pegawai (/admin/hr/points) dan memilih Approve atau Reject. Opsi Auto Approve hanya berlaku untuk poin yang dicatat otomatis oleh sistem, bukan untuk pengajuan manual.

Layanan mandiri pegawai

Pegawai memakai aplikasi Aerish Staf untuk absen dengan selfie, mengajukan cuti, melihat slip gaji, dan memantau poin. Lihat Panduan Aplikasi Aerish Staf.

Masalah umum

• "Belum ada akun user yang eligible": semua akun yang ada termasuk grup Pengguna atau sudah terhubung. Buat akun staf baru dulu.
• "Pilih pegawai, jadwal, dan tanggal mulai.": lengkapi ketiga kolom penugasan jadwal.
• Pegawai tidak bisa absen di lokasi: periksa radius lokasi atau buat aturan lokasi untuk pegawai atau jadwal tersebut.

Langkah berikutnya

• Panduan Penggajian (Payroll)
• Panduan Aplikasi Aerish Staf
• Panduan Akun Pengguna dan Hak Akses