Panduan Tagihan SPP dan Pembayaran Santri di Aerish

Mengelola tagihan SPP dan pembayaran santri secara rapi adalah tulang punggung keuangan pesantren, dan Aerish menyediakan alur billing lengkap dari pembuatan jenis tagihan hingga pencatatan pembayaran. Panduan ini ditujukan untuk admin keuangan dan bendahara pesantren yang bertugas menerbitkan tagihan, mengelola invoice, serta memantau tunggakan santri di aplikasi Aerish.

Dengan mengikuti langkah-langkah berikut, Anda dapat membangun sistem keuangan pesantren yang transparan: setiap santri tahu persis tagihannya, setiap pembayaran tercatat otomatis, dan laporan tunggakan selalu siap ketika dibutuhkan. Kita akan bergerak dari master jenis tagihan, penerbitan tagihan massal, pengelolaan invoice, hingga pencatatan pembayaran manual maupun lewat payment gateway.

Prasyarat

Sebelum mulai membuat tagihan, pastikan hal-hal berikut sudah siap:

• Data santri sudah lengkap dan terdistribusi ke kelas/angkatan yang benar, karena tagihan biasanya dibuat massal per kelas atau per angkatan.
• Tahun ajaran aktif sudah ditetapkan agar tagihan terikat pada periode yang tepat.
• Akun Anda memiliki hak akses ke modul Keuangan (Finance). Jika menu tagihan tidak terlihat, minta admin sistem menambahkan permission melalui Kontrol Akses.
• Rekening sekolah penerima pembayaran sudah didaftarkan, terutama jika Anda mengaktifkan pembayaran transfer atau payment gateway.
• Kesepakatan nominal biaya (SPP bulanan, uang pangkal, kegiatan, dan lainnya) sudah final dari pihak yayasan atau bagian keuangan.

Langkah 1: Menyiapkan Jenis Tagihan (Master Tagihan)

Segala tagihan berawal dari master tagihan. Di sinilah Anda mendefinisikan jenis-jenis biaya yang akan ditagihkan ke santri, seperti SPP bulanan, uang gedung, biaya kegiatan, atau seragam. Buka menu Jenis Tagihan untuk mengelola daftar ini.

1. Masuk ke menu Jenis Tagihan di /admin/master-bills.
2. Klik tombol tambah, lalu isi nama jenis tagihan (contoh: "SPP Bulanan"), kategori, dan nominal default.
3. Tentukan apakah tagihan bersifat rutin (berulang tiap bulan) atau sekali bayar (seperti uang pangkal).
4. Simpan. Jenis tagihan ini akan menjadi template saat Anda menerbitkan tagihan ke santri.

Menyiapkan master tagihan dengan penamaan yang konsisten sejak awal akan memudahkan pelaporan dan rekap keuangan di kemudian hari.

Langkah 2: Menerbitkan Tagihan ke Santri

Setelah jenis tagihan siap, langkah berikutnya adalah menerbitkan tagihan SPP ke santri. Aerish memungkinkan penerbitan tagihan secara massal sehingga Anda tidak perlu membuat tagihan satu per satu. Buka menu Tagihan untuk memulai.

1. Buka menu Tagihan di /admin/bills.
2. Pilih opsi buat tagihan, lalu pilih jenis tagihan dari master yang sudah dibuat.
3. Tentukan target penerima: seluruh santri, per kelas, atau per angkatan tertentu.
4. Atur periode tagihan (misalnya bulan berjalan) dan tanggal jatuh tempo.
5. Tinjau daftar santri yang akan ditagih, sesuaikan nominal bila ada keringanan atau beasiswa, lalu terbitkan.

Fitur penerbitan massal ini sangat menghemat waktu, terutama untuk pesantren dengan ratusan santri. Setiap tagihan yang diterbitkan akan otomatis muncul di akun wali/santri masing-masing.

Langkah 3: Mengelola Invoice

Setiap tagihan yang diterbitkan akan menghasilkan invoice sekolah untuk santri terkait. Menu Invoice adalah tempat Anda memantau status pembayaran per invoice: belum dibayar, dibayar sebagian, atau lunas.

1. Buka menu Invoice di /admin/invoices.
2. Gunakan filter berdasarkan kelas, periode, atau status untuk menemukan invoice tertentu.
3. Klik salah satu invoice untuk melihat rincian item tagihan, riwayat pembayaran, dan sisa tagihan.
4. Bila diperlukan, cetak atau unduh invoice untuk diberikan kepada wali santri.

Halaman invoice memberi gambaran menyeluruh tentang kewajiban pembayaran tiap santri, sehingga memudahkan bendahara saat wali menanyakan status tagihan.

Langkah 4: Mencatat Pembayaran Tagihan

Ketika santri atau wali melakukan pembayaran, catat transaksinya melalui menu Pembayaran Tagihan. Aerish mendukung dua jalur utama: pencatatan pembayaran manual (tunai atau transfer yang diverifikasi bendahara) dan pembayaran otomatis melalui payment gateway.

Pembayaran manual

1. Buka menu Pembayaran Tagihan di /admin/bill-payments.
2. Cari santri atau invoice yang bersangkutan.
3. Masukkan nominal yang dibayar, metode pembayaran, dan tanggal transaksi.
4. Simpan. Status invoice akan otomatis diperbarui menjadi lunas atau dibayar sebagian.

Pembayaran via payment gateway

Untuk memudahkan wali, Aerish dapat diintegrasikan dengan payment gateway (misalnya Duitku) sehingga wali dapat membayar langsung dari aplikasi menggunakan virtual account atau metode lain. Pembayaran yang berhasil akan tercatat otomatis tanpa perlu input manual, mengurangi risiko human error. Integrasi ini bersifat opsional dan biasanya dikonfigurasi bersama tim dukungan.

Langkah 5: Rekening Sekolah dan Pemantauan Tunggakan

Agar pembayaran transfer dan gateway tersalur dengan benar, daftarkan rekening penerima di menu Rekening Sekolah (/admin/rekening-sekolah). Anda bisa menambahkan lebih dari satu rekening bank sesuai kebutuhan pos anggaran.

Untuk memantau tunggakan, manfaatkan filter status pada menu Invoice dan Tagihan. Dengan menyaring invoice yang belum lunas, bendahara dapat menyusun daftar santri yang perlu diingatkan. Pemantauan rutin ini menjaga arus kas pesantren tetap sehat dan mencegah tunggakan menumpuk.

Tips & Praktik Terbaik

• Gunakan penamaan jenis tagihan yang konsisten dan mudah dipahami agar laporan keuangan rapi.
• Terbitkan tagihan SPP di awal periode (misalnya awal bulan) agar wali punya cukup waktu membayar sebelum jatuh tempo.
• Manfaatkan penerbitan massal per kelas untuk menghemat waktu, lalu sesuaikan manual hanya untuk santri dengan keringanan.
• Rekonsiliasi rutin antara catatan pembayaran di Aerish dan mutasi rekening sekolah untuk memastikan tidak ada selisih.
• Aktifkan payment gateway bila volume pembayaran tinggi, karena mencatat otomatis jauh lebih akurat daripada verifikasi transfer manual satu per satu.

Masalah Umum & Solusi

Berikut beberapa kendala yang sering ditemui admin keuangan beserta solusinya:

• Tagihan tidak muncul di akun santri: pastikan target penerima saat menerbitkan tagihan sudah benar (kelas/angkatan) dan santri terdaftar aktif di tahun ajaran berjalan.
• Status invoice tidak berubah lunas setelah bayar: periksa apakah nominal pembayaran yang dicatat sama dengan total invoice; pembayaran sebagian akan menyisakan status dibayar sebagian.
• Pembayaran gateway tidak tercatat: tunggu beberapa saat karena notifikasi gateway kadang tertunda; jika tetap tidak masuk, cek konfigurasi rekening dan hubungi tim dukungan.
• Salah nominal pada tagihan massal: hindari menerbitkan ulang; sesuaikan invoice yang keliru satu per satu atau batalkan lalu terbitkan ulang batch dengan nominal benar.

Pertanyaan Umum (FAQ)

Apakah saya bisa menerbitkan tagihan SPP untuk banyak santri sekaligus?

Ya. Melalui menu Tagihan, Anda dapat menerbitkan tagihan secara massal per kelas atau per angkatan, sehingga tidak perlu membuat satu per satu.

Bagaimana cara memantau santri yang menunggak?

Gunakan filter status pada menu Invoice untuk menampilkan invoice yang belum lunas. Daftar ini menjadi dasar untuk mengingatkan wali santri yang belum membayar.

Apakah wali bisa membayar langsung dari aplikasi?

Bisa, jika payment gateway diaktifkan. Wali dapat membayar via virtual account atau metode lain, dan pembayaran yang berhasil akan tercatat otomatis di sistem.

Apa perbedaan menu Tagihan dan Invoice?

Menu Tagihan digunakan untuk menerbitkan kewajiban pembayaran, sedangkan Invoice adalah dokumen per santri yang menampilkan rincian dan status pembayaran dari tagihan tersebut.

Bagaimana jika ada santri dengan beasiswa atau keringanan?

Saat menerbitkan tagihan atau pada halaman invoice, Anda dapat menyesuaikan nominal secara manual untuk santri tertentu sesuai kebijakan keringanan pesantren.

Menu terkait di aplikasi

• Jenis Tagihan — mendefinisikan master jenis tagihan seperti SPP, uang gedung, atau kegiatan.
• Tagihan — menerbitkan tagihan massal ke santri per kelas atau angkatan.
• Invoice — memantau rincian dan status pembayaran tiap invoice santri.
• Pembayaran Tagihan — mencatat pembayaran manual maupun hasil payment gateway.
• Rekening Sekolah — mengelola rekening penerima pembayaran santri.

Baca juga

• Panduan Dompet Digital dan Tabungan Santri di Aerish
• Panduan Lengkap PSB Online di Aplikasi Aerish Digital
• Panduan POS Kantin dan Koperasi Pesantren di Aerish