Panduan Kas Sekolah: Rekening, Dompet Sekolah, dan Pembelian

Panduan ini membantu Admin dan bagian keuangan mengelola uang milik sekolah di Aerish: rekening bank tujuan, Dompet Sekolah untuk dana payment gateway, Saldo Utama Sekolah sebagai buku kas operasional, dan pengajuan dana atau belanja lewat menu Pembelian.

Sebelum mulai

• Semua menu ada di grup Keuangan. Secara default:
  • Rekening Bank Sekolah dan Saldo Utama Sekolah: Admin dan Bendahara.
  • Dompet Sekolah dan Pembelian: Admin, Bendahara, dan Staf Bendahara. Peninjauan pengajuan pembelian hanya untuk Admin dan Bendahara.
• Admin dapat mengubah hak akses tiap peran di Kontrol Akses.
• Dompet Sekolah, Saldo Utama Sekolah, dan Pembelian hanya muncul jika modulnya termasuk dalam paket langganan sekolah Anda.

Tiga tempat uang sekolah

Menu	Isinya
Rekening Bank Sekolah	Rekening bank asli sekolah. Ditampilkan ke siswa untuk transfer manual dan menjadi tujuan penarikan Dompet Sekolah.
Dompet Sekolah	Dana pembayaran online lewat payment gateway (pelunasan tagihan dan top up online) yang sudah settlement. Dana ini milik sekolah dan ditarik ke rekening bank sekolah.
Saldo Utama Sekolah	Buku kas operasional: pendapatan dari tagihan lunas dikurangi pengeluaran. Saldo siswa, tabungan, dan POS/kantin tidak termasuk.

Langkah 1: Tambahkan rekening bank sekolah

1. Buka Keuangan → Rekening Bank Sekolah (/admin/rekening-sekolah), lalu klik Tambah Baru.
2. Di Pilih Bank, pilih bank Anda. Jika tidak ada di daftar, isi Nama Bank Khusus.
3. Isi Nomor Rekening dan Nama Pemilik Rekening, lalu klik Simpan.

Untuk mengubah data, buka rekening dari tabel lalu klik Perbarui setelah selesai mengedit.

Langkah 2: Tarik dana dari Dompet Sekolah

1. Buka Keuangan → Dompet → Dompet Sekolah (/admin/school-wallet) dan periksa saldo aktif.
2. Di bagian Minta Penarikan, isi nominal atau klik Tarik Semua. Minimal penarikan Rp 100.000.
3. Pilih Rekening Tujuan dari daftar rekening bank sekolah.
4. Klik Tarik Saldo, periksa nama bank, nomor, pemilik, dan total, lalu klik Ya, Konfirmasi.

Setelah dikirim, nominal langsung ditahan dari saldo aktif sampai permintaan diproses atau ditolak oleh pengelola platform. Pantau statusnya (Menunggu, Diproses, atau Ditolak) di Riwayat Pembayaran. Halaman detail menampilkan Jumlah yang Diminta, Biaya Transfer, Jumlah Diterima, alasan penolakan, dan bukti transfer bila ada.

Panel Ringkasan mutasi dompet sekolah merangkum Dana masuk, Dana keluar, Selisih, serta Pembayaran online & top up dari 100 mutasi terbaru. Tabel Data Mutasi mencatat setiap pergerakan dana sebagai Kredit atau Debit, misalnya dengan sumber Pembayaran Tagihan atau Penarikan Dana.

Langkah 3: Pantau Saldo Utama Sekolah

1. Buka Keuangan → Dompet → Saldo Utama Sekolah (/admin/operating-balance).
2. Baca kartu ringkasan: Saldo aktif, Pendapatan tagihan, Pengeluaran, dan Penggajian. Panel Ringkasan keuangan juga menampilkan gambaran tagihan, faktur, saldo operasional, dompet sekolah, dan pembayaran online, misalnya tagihan terbayar, tagihan belum dibayar, invoice belum lunas, dan total tunggakan bulan ini.
3. Gunakan tabel Mutasi Saldo Utama untuk menelusuri tiap mutasi. Sumbernya bisa Tagihan lunas, Pengeluaran, atau Penggajian, dan Anda bisa menyaring per tipe Kredit atau Debit.

Jika ada pembayaran lunas lama yang belum tercatat, gunakan bagian Rekonsiliasi historis. Klik Dry Run dulu untuk melihat hasil hitungannya, lalu Apply untuk membuat mutasi yang belum ada.

Langkah 4: Kelola pengajuan dana dan belanja (Pembelian)

Buka Keuangan → Pembelian (/admin/purchase). Halaman ini punya tiga tab: Pengajuan pembelian, Reimbursement, dan Pembelian langsung.

Buat pengajuan

1. Di tab Pengajuan pembelian atau Reimbursement, klik Buat pengajuan atau Buat reimbursement.
2. Isi Nomor dokumen / referensi, Tipe (Permintaan dana atau Reimbursement), Departemen (opsional), Nominal dana, Tanggal pengajuan, Alasan kebutuhan dana, dan Rincian item / spesifikasi.
3. Lampirkan Bukti pembelian (gambar atau PDF, maksimal 10 MB), lalu klik Simpan submission. Status awalnya Menunggu review.

Tinjau pengajuan

1. Klik Review pada pengajuan yang menunggu.
2. Pilih Keputusan: Setujui atau Tolak. Penolakan wajib disertai Alasan penolakan.
3. Klik Simpan review. Pengajuan yang Disetujui tercatat sebagai pengeluaran di Saldo Utama Sekolah; yang Ditolak tidak mencairkan dana.

Catat belanja langsung

1. Di tab Pembelian langsung, klik Catat belanja.
2. Isi Nomor dokumen, Kategori (Listrik, Air, Telepon / Internet, Perlengkapan kantor, atau Lainnya), Nominal, Tanggal belanja, Deskripsi, dan Bukti pembelian.
3. Pilih Status: Draft untuk menyimpan sementara, atau Tercatat untuk membukukannya sebagai pengeluaran. Belanja yang sudah Tercatat tidak bisa dikembalikan ke Draft.

Gunakan Periode laporan, filter status, dan filter tipe atau kategori untuk menyusun laporan, lalu unduh dengan Export CSV atau Export XLSX.

Masalah umum

• Tombol penarikan Dompet Sekolah tidak aktif: nominal di bawah Rp 100.000, melebihi saldo, atau belum ada rekening tujuan. Tambahkan rekening di Rekening Bank Sekolah.
• Tombol Review tidak muncul: akun Anda tidak termasuk peran peninjau (Admin atau Bendahara), atau pengajuan sudah ditinjau.
• "Data departemen belum tersedia": kolom Departemen opsional, tetapi daftar baru terisi setelah departemen dibuat di menu HR.

Langkah berikutnya

• Panduan Tagihan SPP dan Pembayaran Santri
• Panduan Penggajian (Payroll)
• Panduan Dompet Digital, Kartu, dan Tabungan Santri