Panduan Penggajian (Payroll): Periode, Slip Gaji, dan Transfer

Panduan ini menjelaskan alur penggajian di Aerish: mengatur formula, membuat periode, menghitung gaji, mengunci periode agar slip gaji terbit, dan mencatat transfer gaji. Panduan ini ditujukan untuk tim HR dan keuangan yang memproses gaji.

Sebelum mulai

• Menu Keuangan → Penggajian (/admin/payroll) membutuhkan add-on Payroll pada langganan sekolah.
• Menu ini tampil untuk peran yang memiliki izin penggajian. Secara default izin itu dimiliki Admin, HR, Staf HR, dan Kepala Sekolah. Jika Bendahara ikut memproses gaji, Admin perlu memberinya izin penggajian di Kontrol Akses.
• Data kepegawaian sudah siap: jabatan dengan gaji pokok dan tunjangan, pegawai aktif, rekap absensi bulanan, jenis cuti yang memotong gaji, dan poin pegawai. Lihat Panduan Kepegawaian.

Langkah 1: Atur formula payroll

1. Di halaman Penggajian, klik Pengaturan payroll (/admin/payroll/settings).
2. Di Kompensasi bawaan, isi Tunjangan jabatan default, Tunjangan makan per hari, Tunjangan transportasi, Bonus per poin, dan Potongan absen per hari.
3. Di Potongan dan masa berlaku, isi persentase BPJS, JHT (Jaminan Hari Tua), dan JP (Jaminan Pensiun), lalu Efektif mulai dan Efektif sampai.
4. Di Lapisan tarif PPh 21, klik Tambah lapisan dan isi Gaji kotor minimum, Gaji kotor maksimum, dan Tarif (%). Susun dari gaji kotor terendah ke tertinggi; batas maksimum lapisan terakhir boleh kosong.
5. Periksa pratinjau perhitungan di panel samping, lalu simpan. Di dialog Simpan pengaturan payroll, klik Simpan perubahan. Formula baru dipakai saat menghitung gaji periode berikutnya.

Langkah 2: Tambah periode gaji

1. Kembali ke Penggajian dan klik Tambah periode (/admin/payroll/add).
2. Pilih Bulan dan Tahun, lalu isi Catatan (opsional) bila perlu.
3. Opsional: aktifkan Hitung gaji otomatis setelah periode dibuat. Aktifkan juga Kunci periode setelah perhitungan selesai hanya jika hasilnya pasti siap difinalkan.
4. Simpan. Periode baru berstatus Draft.

Sebelum generate, lihat ringkasan Kesiapan payroll. Kartunya menampilkan Absensi belum direkap, Cuti potong gaji, Periode draf yang siap dihitung, dan Terkunci / lunas.

Langkah 3: Generate payroll

1. Di daftar periode, buka menu aksi pada periode Draft dan pilih Generate.
2. Konfirmasi Generate payroll. Sistem membuat payroll run untuk semua pegawai aktif pada periode itu.

Langkah 4: Tinjau dan sesuaikan

1. Buka detail periode. Tabel payroll run menampilkan pegawai, status transfer, gaji pokok, dan gaji bersih.
2. Untuk koreksi, klik Adjust pada baris pegawai. Isi Manual adjustment (nilai negatif untuk potongan tambahan, positif untuk koreksi naik) dan Catatan penyesuaian, lalu Simpan penyesuaian.

Penyesuaian hanya bisa dilakukan sebelum periode dikunci.

Langkah 5: Kunci periode dan terbitkan slip gaji

1. Di detail periode, klik Lock period.
2. Konfirmasi. Periode berstatus Locked dan slip gaji final dibuat untuk setiap pegawai.

Langkah 6: Unggah bukti transfer

1. Setelah gaji ditransfer, klik Upload bukti pada baris pegawai.
2. Isi Referensi transfer dan pilih file Bukti transfer (gambar atau PDF, maksimal 10 MB), lalu Simpan bukti transfer.
3. Ulangi untuk semua pegawai. Saat seluruh payroll run berstatus Transfer Success, periode otomatis berubah menjadi Paid.

Bukti masih bisa diganti lewat Ganti bukti, termasuk setelah periode Paid.

Cetak slip gaji

1. Di detail periode yang sudah Locked atau Paid, buka daftar slip gaji dan klik Lihat slip.
2. Slip menampilkan identitas pegawai, tunjangan, bonus, dan potongan. Klik Download PDF untuk membuka dialog cetak browser, lalu simpan sebagai PDF atau cetak.

Pegawai juga bisa melihat slip gajinya di aplikasi Aerish Staf.

Status periode

Status	Arti
Draft	Periode dibuat, payroll belum dihitung.
Calculating	Payroll run sudah dibuat dan masih bisa disesuaikan.
Locked	Periode dikunci dan slip gaji sudah terbit.
Paid	Semua payroll run sudah memiliki bukti transfer.

Hubungan dengan Saldo Utama Sekolah

Halaman Saldo Utama Sekolah memiliki kartu Penggajian dan sumber mutasi Penggajian, terpisah dari pengeluaran lain. Gunakan halaman itu untuk melihat biaya payroll yang tercatat terhadap kas operasional. Lihat Panduan Kas Sekolah.

Masalah umum

• "Aktifkan generate payroll sebelum lock periode": opsi kunci otomatis membutuhkan opsi hitung gaji otomatis.
• "Tanggal efektif wajib diisi" atau "Tanggal akhir harus setelah tanggal efektif": perbaiki masa berlaku formula.
• "Nilai maksimum tidak boleh lebih kecil dari nilai minimum": periksa urutan lapisan tarif PPh 21.
• Slip gaji belum tersedia: slip baru terbit setelah periode dikunci.

Langkah berikutnya

• Panduan Kepegawaian: Pegawai, Absensi, Cuti, dan Poin
• Panduan Kas Sekolah
• Panduan Aplikasi Aerish Staf